招标代理公司如何处理投标人不足三家的情况？

　　投标截止时间到了，投标人不足三家，依法应当废标，投标文件是否要退还给投标人还是由招标代理公司保存？目前政府采购法律法规对此并没有做出规定，各地招标代理公司的操作做法也不一致，归结起来主要有两种：一是由招标代理公司签收保存，列入采购档案管理；二是告知投标人废标的原因，并将投标文件原样退还给投标人，由投标人签字确认。到底哪一种做法更合理、适当呢？小编认为应当采用第一种做法，理由如下：

　　1、首先保存投标文件是证实采购过程的需要

　　证实投标人是否按时提交投标文件需要两个证据：一是投标签到表，主要是证明投标人代表确实按时到了指定投标地点；二是投标文件，主要是证明投标人确实按规定提交了响应文件。二者结合起来就可以完整地证明投标人准时投标这一基本事实，缺一不可。

　　采购代理机构在具体操作中，如果在废标后直接将投标文件退还给投标人，等于是失去了证明投标人参与投标的直接证据，将使采购过程失去必要的佐证。同时，如果允许采购代理机构退还投标文件，则可能给采购代理机构留下事后“舞弊”的空间，也给监督部门事后监督检查增加难度。

　　2、其次是有利于保障采购档案的规范性和完整性

　　采购档案是反映采购活动开展情况的一系列文件、资料的总和。依照采购法规定，投标文件是采购档案的一项基本资料。从合同法角度看，招投标过程其实是反映采购合同签订、成立的过程，招标公告是采购人发出的要约邀请，投标文件则是投标人发出的要约，定标是采购人的承诺。

　　要约和承诺是合同成立的两个基本要素。即使因废标而使承诺没有作出，也不能因此否定投标文件作为要约在采购档案中所具有的重要性和必要性。因此，保存好投标文件是保证采购档案规范性、完整性的客观需要。

　　3、再次是防范投标人在后续采购活动中进行串通

　　到截标时止，除参加投标的投标人了解投标家数、具体单位等情况外，其他未参加投标的潜在投标人也能通过各种渠道获悉这些基本情况。

　　在投标文件未予开封、直接退还给投标人的情况下，采购方并不了解原参与投标的投标人的投标报价、方案等内容，当采购项目在废标后改为竞争性谈判或询价采购时，投标人完全可能通过更改原投标报价、方案等内容与其他投标人、潜在投标人实现串通。因此，将投标文件留存下来备查，有助于防范原投标人在后续采购活动中与其他供应商恶意串通。

　　最后是可以减少投标人参加后续采购活动重复劳动，减少投标成本，提高投标效率。采购项目因投标人不足三家而废标后，经采购监管部门批准后可能改为竞争性谈判或询价采购方式重新采购，此时如原投标人也参与到竞争活动中，

　　允许其以原投标文件为基础经部分补充修改后作为新一轮采购的谈判或报价文件，而不需要重新制作、提交多份“大部头”的响应文件，可以大大减少原投标人制作新文件的重复劳动，减少投标成本，提高投标效率，而这也正符合政府采购“以人为本”的理念和要求。